Консалтинг для закупівель: як можна зменшити витрати компанії і збільшити прибуток

Mind.UA, 19.02.2020

Головною метою створення бізнесу є отримання прибутку. І кожному підприємцю відомі два шляхи, як цього досягти: 

• Отримувати більше доходу.

• Менше витрачати.

Якщо для збільшення доходу підприємства існує безліч інструментів, методик консультантів, які допомагають вирішити цю проблему, то для зменшення витрат є один варіант – дійсно їх зменшити.

Зазвичай основною статтею витрат кожного підприємства незалежно від галузі є закупівлі. Отже від того, наскільки оптимізовані всі процеси у цьому напрямку, залежатиме й обсяг витрат всього підприємства.

Так, компанії, які більш ефективно працюють із закупівлями, мають меншу собівартість товарів і більший рівень прибутку. Як цього досягти і чим може допомогти грамотний консалтинг, розповів Mind керівник бізнес-напряму організації закупівель HD-group Максим Леонтьєв.

На що потрібно зважати у сфері закупівель

Перед тим як запровадити зміни у цій сфері, варто окреслити основні принципи її роботи та обрати шляхи для здійснення перетворень.

Основні принципи закупівель передбачають:

• досягти ефективної організації всіх закупівельних бізнес-процесів;
• створити максимальну економію ресурсів компанії у сфері закупівель;
• забезпечити безпеку закупівельного процесу.

Проте шлях до мети в кожного підприємства буде свій, і залежатиме він від багатьох чинників.

Хтось скаже, що треба взяти сильного директора з закупівель, з досвідом роботи в міжнародних компаній. Інший запропонує все розміщувати на тендерних майданчиках. Наступний варіант – купити систему управління закупівлями класу SRM або відати їх на аутсорсинг.

У першу чергу потрібно детальне вивчення поточних закупівельних бізнес-процесів та структури витрат підприємства, що має включати в себе:

• аналіз організаційних структур та персоналу;
• аналіз бізнес-процесів;
• схеми поточних процесів;
• аналіз категорій і витрат.

Саме на цьому етапі можна подумати про залучення консультантів, які б зробили всі необхідні дослідження і надали конкретні рекомендації.

---

Як вибрати консультанта

Мета: обрана консалтингова компанія чи консультант мають запропонувати чіткі зміни, показати їх конкретний ефект,  запропонувати план їх впровадження.

Проте дуже важко поставити ці конкретні завдання. Тому початковою вимогою бізнесу найчастіше є наступна: «у всіх консалтинг є, а в мене немає» або «хочу оптимізувати бізнес-процеси». Що таке оптимізувати і які саме процеси, замовник послуги і сам не знає.

На які моменти потрібно зважати під час відбору консультантів:

• якщо консультант обіцяє зробити якісь перетворення, але не конкретизує, що саме має бути досягнуто.

Як потрібно: вимагайте конкретику.

• Якщо результат представляється незмірно.

Як потрібно: спробуйте придумати об’єктивні механізми вимірювання.

Найцікавіше, що на цьому етапі 90% консультантів «відваляться» і припинять витрачати ваш час. Для вас це прекрасно, ви не пустите гроші на вітер.

Зміни процесів взаємодії, зміни структури – все це повинно бути не заради абстрактної краси, а заради підвищення ефективності роботи. Якщо консультації проведені, а зміни не настали, значить робота виконана даремно, а гроші витрачені марно.

---

Про конкретику

Вимагайте від консультанта конкретики – це метри, тонни, долари, регламенти та правила. «Нове стратегічне бачення» конкретикою не є.

Женіть тих, хто не зможе вам сказати, скільки конкретно зможе принести те чи інше впровадження (тут важливо знати міру, тому що без достатньої кількості інформації сказати це неможливо).

Женіть тих, хто говорить, що вони гарантують економічний ефект без певних повноважень у компанії тільки на підставі консультування або тільки на підставі одного-двох коротких заходів. Він не зможе провести моніторинг виконання, а значить не відповідає за свої слова.

Якщо консультант не ризикує гонораром, як він може відповідати за результат своєї роботи?

Що варто запитати у консультанта:

• Чим він відповідає за результати своєї роботи у матеріальному вираженні?
• Чи потрібні йому повноваження у компанії, щоб відповідати за результат?
• Які повноваження потрібно надати?

Якщо консультант готовий відповідати за результат своєї діяльності, то вам також доведеться докладати зусилля.

Наприклад, сам консультант не має права наказувати вашим співробітникам, значить це робитимете ви або хтось у вашій організації.

Ніколи не забувайте, що консультант – не чарівник, з приходом якого все моментально стане добре. Проєкт з управління змінами може бути тривалим, важким і вимагати багато зусиль, але вони того варті.